Lograr resultados con un equipo remoto

Los equipos remotos se están volviendo mucho más comunes debido al rápido desarrollo de la tecnología de las comunicaciones. La opción de que las personas trabajen de forma remota es extremadamente atractiva para muchos empleadores que valoran la flexibilidad adicional de horarios y la capacidad de ahorrar tiempo y gastos relacionados con tener un empleado de tiempo completo. Muchos gerentes descubren que sus empleados remotos son tan confiables, si no más, que sus empleados de oficina. También pueden contratar a los mejores talentos porque no existen fronteras geográficas. Además, las empresas pueden reducir los gastos generales asociados con el espacio de oficinas y el estacionamiento. Las empresas que están en contra del concepto de equipo remoto tienen problemas con su menor capacidad para realizar un seguimiento directo de los empleados y dificultades para conocer a los miembros del equipo y construir un equipo cohesionado.

Me gusta clasificar los tipos de equipos generales con respecto a los equipos remotos en dos dimensiones; equipos basados en proyectos y equipos basados en transacciones.

Equipos basados en proyectos

En realidad, se trata de un equipo que obtiene un beneficio específico y con un plazo determinado del trabajo que debe realizarse. Un resumen del proyecto debe contener como mínimo el resultado final previsto, las diversas competencias necesarias para lograr el resultado, las funciones que desempeña cada una de esas competencias, los cronogramas y los hitos. Además, es importante poseer diagramas de Gantt o software de gestión de proyectos que pueda utilizar para determinar su "camino crítico" hacia la ejecución y asegurarse de que va por buen camino día a día. Dos buenas opciones en este caso son Wrike y Asana. Asana carece de diagramas de Gantt, pero puede ser una excelente manera de manejar las tareas diarias del proyecto.

Es recomendable tener un documento para anotar los objetivos definidos en el tiempo que están asociados con la buena ejecución de un proyecto. Deberían mencionar claramente indicadores cualitativos y cuantitativos que reflejen exactamente qué se debe entregar y con qué nivel de calidad. La eficacia de un miembro del equipo se puede analizar en función de los datos obtenidos de este análisis.

Los equipos basados en proyectos también necesitan tener un documento que les transmita las mejores formas de ejecutar una tarea. Por ejemplo, la guía de ejecución de un proyecto de software debe incluir los requisitos técnicos del proyecto. Esto incluye pautas específicas sobre cómo se debe escribir el código, con qué lenguaje de programación y también cómo asegurarse de que una pieza del software interactúe con la otra.

Equipos basados en transacciones

En realidad, se trata de un equipo que trabaja en una función algo repetitiva, que puede haber sido probada o no en un entorno de trabajo convencional. Un buen ejemplo de esto es un equipo de soporte técnico. Hay un producto técnico que necesita soporte y, aunque cada transacción puede ser completamente diferente, las barreras de seguridad son esencialmente las mismas. En este caso, la documentación casi nunca es algo que se hace una sola vez. La documentación generalmente forma parte del funcionamiento del equipo remoto.

Los equipos basados en transacciones se benefician enormemente de documentación como Mejores Prácticas (para manejar una transacción satisfactoria), Preguntas frecuentes basadas en situaciones (si ocurre X, debe hacer Y e informar a Z), Tutoriales del sistema (si se utilizan ciertos sistemas para facilitar la operación, a través de documentación con capturas de pantalla, videos o demostraciones es útil tenerlos de antemano para ayudar a capacitar a los miembros del equipo sobre cómo usarlos), manuales, guías de solución de problemas, bases de conocimientos, planes de escalamiento de transacciones (con quién se debe contactar cuando ocurre X durante una interacción, quién tiene la respuesta cuando parece no haber respuesta) y Perfiles de Éxito.

Los perfiles de éxito son un elemento importante de la gestión del desempeño en un equipo basado en transacciones. El perfil de éxito de un rol debe incluir la frecuencia de transacción esencial y en qué niveles de servicio se limita el tiempo con el fin de "incrementar" al miembro del equipo. Por ejemplo, los requisitos de estos en 30 días probablemente serán completamente diferentes a los de más de 90 días. Esto debe registrarse en un perfil de éxito que se debe proporcionar al miembro del equipo para lograr los resultados deseables.

Los beneficios son increíbles, pero se necesita tiempo y paciencia para construir un equipo remoto exitoso, especialmente si recién estás comenzando una nueva empresa. Hay muchos factores a considerar, algunos de los cuales conllevan riesgos, pero cuando se hace bien, puedes cubrir grandes distancias con personas en las que confías y que también te apoyan.

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